Organização, Sistemas e Métodos é uma área clássica da administração e análise e desenvolvimento de sistemas, que lida com um conjunto de técnicas com o objetivo de aperfeiçoar o funcionamento das organizações. A função de Organização e Métodos é reconhecida pelas siglas: O&M e OSM (Organização, Sistemas e Métodos).
A responsabilidade básica da área de Sistemas, Organização e Métodos é a de executar as atividades de levantamento, análise, elaboração, e implementação de sistemas administrativos na empresa. O objetivo é o de criar ou aprimorar métodos de trabalho, agilizar a execução das atividades, eliminar atividades em duplicidade, padronizar, melhorar o controle, fazer o gerenciamento dos processos, e solucionar problemas, também chamados de patologias organizacionais.
A função de Organização e Métodos é uma das especializações de Administração que tem como objetivo a renovação organizacional. Ela modela a empresa, trabalhando sua estrutura (organograma), seus processos, e métodos de trabalho.
As atribuições organizacionais mais comuns que normalmente, são de responsabilidade de áreas de O&M:
a. desenho, racionalização e normatização de processos e procedimentos organizacionais;
b. desenho, formalização e mudança da estrutura organizacional;
c. desenho, racionalização e normatização de formulários; e
d. normatização e racionalização do uso do espaço físico e layout na empresa.
O Analista de O&M
executa a função de Organização e Métodos que se baseava originalmente na
abordagem estruturalista da administração, composta da Teoria da Burocracia de
Weber (1), e na Teoria Estruturalista (2). É, sem dúvida, o profissional que
melhor conhece a estrutura organizacional da empresa, em cada um dos seus
setores de atividade, seus encarregados e responsáveis, a divisão de trabalho,
e as linhas de autoridade e responsabilidade.
Atualmente, a ênfase de O&M é dada pela Teoria da Contingência (3) e Holismo (4), embora a base ainda seja a Teoria do Desenvolvimento Organizacional (5), e Teoria Geral dos Sistemas (6).
(1) A Teoria da Burocracia, escrita pelo sociólogo alemão Max Weber possui como objetivo o estudo das organizações, a sua estrutura e o seu desenvolvimento histórico-social, e possui também como principal vantagem a utilização da racionalidade como instrumento para o alcance da eficiência nas organizações.
(2) A Teoria Estruturalista baseia-se no conceito de estrutura, que é um todo composto por partes que se inter-relacionam. Portanto, o todo é maior do que a simples soma das partes. O que significa que os sistemas organizacionais não são a mera justaposição das partes.
(3) A Teoria da Contingência ou Teoria Contingencial enfatiza que não há nada de absoluto nas organizações ou na teoria administrativa. Tudo é relativo. Tudo depende.
(4) O Holismo significa que o homem é um ser indivisível, que não pode ser entendido através de uma análise separada de suas diferentes partes. Com a globalização compartilhamos não somente as oportunidades que ela oferece, mas também os problemas. E para sua compreensão exige a aplicação da teoria sistêmica.
(5) Teoria do Desenvolvimento Organizacional - Segundo French e Bell, o Desenvolvimento Organizacional pode ser definido como um esforço de longo prazo, apoiado pela alta direção, no sentido de melhorar os processos de resolução de problemas.
(6) A Teoria Geral de Sistemas tem como objetivo analisar a natureza dos
sistemas, e a interrelação entre suas partes, assim como a interrelação entre
eles em diferentes espaços, e ainda, as suas leis fundamentais
Profissionais
No Brasil, a carreira de Organização e Métodos teve muito prestígio nas décadas de 1970 e 1980, sendo incluída no currículo mínimo do curso de administração pelo Conselho Federal de Educação. Graças a isto, e ao aumento do número de administradores, houve um avanço significativo na gestão das empresas brasileiras. Paralelamente, a partir do final da década de 1980, as áreas de Qualidade e Sistemas incorporaram algumas das atribuições de O&M.
Os principais cargos dos profissionais dessa área são: Analista de O&M e Gerente de O&M. Embora tenha sido reduzida a demanda destes profissionais, muitas empresas ainda os procuram, como forma de obter melhorias consistentes em suas organizações. Outras organizações se utilizam de consultorias externas, cujas metodologias consistem basicamente em técnicas de O&M.
Carreira de um Analista de O&M
O depoimento a seguir foi feito por alguém que, mesmo antes de começar a cursar uma faculdade, num de seus primeiros empregos, teve contato e se interessou pela carreira de Analista de O&M.
Inicialmente começou a trabalhar na sede paulista de num banco de origem norte-americana. Lá exerceu a função de ‘Informante Comercial’.
Sua função era obter informações para os gerentes, sobre os clientes que solicitavam empréstimo. A maior parte do dia passava fazendo serviço externo - visitava outros bancos, clientes ou fornecedores do solicitante, pedindo informações sobre eles. Na outra parte do dia, passava redigindo relatórios, informando o resultado de suas pesquisas.
Havia no banco um departamento chamado ‘Organização e Métodos – O&M’. Nesse departamento trabalhavam algumas pessoas com as quais ele fez amizade. Eram pessoas um pouco mais velhas que ele, que passavam confiança e conhecimento – ele as admirava.
O departamento de O&M realizava estudos que visavam (re)definir as atribuições dos diversos setores do banco, responsabilidades, e a otimizar a burocracia administrava.
Os analistas, como eram chamados esses funcionários, dependendo do objetivo do seu estudo, faziam levantamento, propostas. e redigiam Normas e Diretivas Administrativas que, após aprovadas pela direção da O&M e pelos responsáveis das áreas envolvidas, eram implantadas, e passavam a serem seguidas. Aparentemente, os funcionários, seus conhecidos, estavam a par de todos os processos existentes, eram influentes, e respeitados nas diversas áreas do banco.
Ficou interessado em trabalhar com eles. Afinal, tinha facilidade de contato, prática e talento para redação. Entretanto, isso não foi possível. Quando questionado sobre a possibilidade, o Diretor deles informou que ali só trabalhavam pessoas já formadas em ‘Administração de Empresas’ ou ‘Economia’, originários das melhores faculdades do país. E esse não era o seu caso. Ainda estava no 2º ano da faculdade de Administração de Empresas, e a sua faculdade não estava entre as que mais se destacavam no cenário.
Entre os colegas de turma na faculdade havia um que trabalhava numa empresa que dedicava ao comércio de equipamentos e produtos eletrodomésticos, no Departamento de Organização e Métodos - DOM. Esse departamento executava as mesmas atividades que despertaram seu interesse no banco onde trabalhava. Por não conseguir transferência para esse o setor no banco, tentou por várias vezes, até conseguir, uma entrevista de emprego na empresa comercial.
Seu colega de faculdade que trabalhava nessa empresa, por coincidência (ou não) era chefe de um dos setores do departamento de O&M. Finalmente, conseguiu a vaga, saiu do banco, e, em 1969, passou a trabalhar na empresa.
A área era tudo o que ele esperava. Conheceu quase todos os setores da empresa, desenvolveu estudos e projetos, ganhou experiência administrativa e de liderança,
Três anos depois, seu colega de faculdade saiu dessa empresa e foi trabalhar numa montadora de veículos de origem alemã, que tinha cerca de 14 mil empregados. Ele permaneceu trabalhando na empresa comercial por mais algum tempo, até que seu colega o convidou para ir trabalhar com ele, na montadora.
Na montadora, onde trabalhou de 1972 a 1988, exerceu inicialmente a função de Analista de Organização e Métodos. Nessa função teve oportunidade de conhecer quase todas as áreas da empresa, em especial a Financeira e a de RH.
Passados alguns anos, foi designado chefe do setor responsável pelo Planejamento de Escritórios da empresa. Cuidava da definição de espaços, mobiliário, etc.
Era uma área muito ativa, considerando que, na época, estava sendo implantado o conceito de centralização administrativa, abrindo espaços comuns nos escritórios, e unificando a operação de algumas funções que antes eram individuais, tipo secretariado.
Participou do planejamento e implantação da área administrativa da unidade da empresa em Campinas, no Distrito Industrial, nas proximidades do aeroporto de Viracopos.
Essa unidade tinha como finalidade de concentrar as atividades de pós-venda da Empresa, a começar pela área de Assistência Técnica, que prestava suporte à clientes e concessionários no Brasil, e nos diversos países para onde exportava.
Posteriormente, foi promovido a chefe do Departamento de Administração-ADM, e tinha sob sua responsabilidade:
o Comunicação da empresa (telefonia, telex, correio interno)
o Veículos e Motoristas – cerca de 300 automóveis (compra, distribuição, venda, licenciamento, manutenção e abastecimento), sendo 50 deles MB importados, e 50 motoristas
o Transporte dos funcionários da residência para o trabalho, e vice-versa (contratação, definição de rotas, designação dos funcionários por ônibus/viagem, administração e controle da prestação do serviço. e pagamento das empresas de ônibus contratadas)
o Compra, guarda e distribuição de suprimento de material, móveis e equipamentos, de escritório.
O Diretor Financeiro de um colégio tradicional em São Paulo, com cerca de 2000 alunos - da Educação Infantil até o Ensino Médio, seu ex-colega da montadora, oportunamente, o convidou para trabalhar com ele.
Aproveitou a oportunidade, conseguiu um bom acordo financeiro na montadora, e saiu da empresa.
Em seguida, foi trabalhar no colégio, na área financeira, como Gerente de Controladoria.
Lá desempenhou a função de Controller, de 1989 até 1995, quando, com a saída da instituição do seu colega que havia adquirido o próprio colégio, o substituiu, sendo promovido a Diretor Financeiro do grupo.
Em 2002 foi transferido para a unidade de São José dos Campos, como Diretor Administrativo, onde trabalhou até meados de 2011.
A partir de então, passou a trabalhar em período integral como Consultor Empresarial, na sua própria empresa de consultoria, fundada anos antes.
Vida pessoal e profissional
Desnecessário dizer que a vida profissional de cada um tem influência na sua vida pessoal. Isso vale para médicos, professores, engenheiros, etc. Para o profissional de O&M é a mesma coisa.
Ele sempre irá avaliar se o que faz está sendo feito da melhor maneira, dentro da etapa contida num plano maior, definido previamente com base em seus objetivos. Assim fazendo, consegue simplificar as tarefas rotineiras, que devem ser feitas da melhor maneira, no momento certo, economizando esforço, e reduzindo tempo de execução.
Em geral, pessoas que agem assim são consideradas sistemáticas. Possuem algumas características relacionadas ao padrão e aos métodos de trabalho que utilizam para cumprir suas tarefas profissionais.
Um traço bastante comuns no comportamento pessoal do profissional de O&M é o alto nível de exigência com seu próprio rendimento, o que as leva a desenvolver uma grande capacidade de racionalização.
Por outro lado, as pessoas sistemáticas normalmente são bastante inflexíveis e resistentes às mudanças, ou seja, são menos adaptáveis a alterações em seus métodos e hábitos.
Para aqueles que convivem com eles, passa essa imagem. Entretanto, não se importam, pois consideram que a prioridade maior deve ser a realização dos seus objetivos, ao menor tempo e custo.
As transformações fazem parte de qualquer evolução. Porém, precisam ser bem estudadas e avaliadas previamente.
(JA, Jun22)