- Origem de Administração e seu conceito
- As principais escolas e teorias da administração
- Habilidades do administrador e as funções administrativas
- O processo administrativo e suas quatro funções (PODC)
- Gestão estratégica e a excelência no resultado e desempenho
- O planejamento estratégico na Administração Geral
- Cultura e Clima Organizacional
1. Origem de
Administração e seu conceito
Nos dias atuais, o conceito
mais utilizado indica que administrar é o mesmo que gerir, governar e alocar
recursos. O ato de administrar é fundamental para a sociedade, seja na esfera
pública ou privada, todos os negócios precisam ser bem administrados para
obterem sucesso.
Segundo Maximiano,
administrar é o processo de realizar, tomar e planejar ações, que utilizam
recursos em busca de alcançar um objetivo.
Embora seja extremamente
importante em todas as escalas, a principal finalidade do estudo da
administração de empresas é o seu impacto sobre o desempenho das organizações.
A maneira como são administradas tornam as empresas mais ou menos capazes de
utilizar corretamente os seus recursos, e assim alcançar seus objetivos.
Entretanto, a administração não pode ser considerada como algo mecânico, mas
sim mutável, sujeito a variações derivadas do ambiente do qual faz parte.
2. As principais escolas e
teorias da administração
Até o início do século 20, o
desenvolvimento da ciência da administração ocorreu de maneira lenta, gradual.
Porém como o surgimento do modelo de economia capitalista e do crescimento do
liberalismo econômico, os negócios da época passaram a ser substituídos pelo
trabalho assalariado, ganhando maior força com o advento da Revolução
Industrial.
Foi esse contexto e o
crescimento acelerado das indústrias e corporações no século 20, que criou o
cenário ideal para o surgimento de uma das primeiras teorias da
administração – a administração científica de Frederick
Taylor. Essas teorias podem ser grupadas de acordo com a sua ênfase,
lembrando também que, apesar de existirem críticas entre elas, as teorias não
se anulam, mas se complementam.
Administração
Científica - também
conhecida como taylorismo, é uma teoria que dá ênfase às tarefas e atividades
executadas pelos operários, tendo como principal objetivo a racionalização do
trabalho no nível operacional. Apesar de apresentar em seu modelo vantagens
como maior eficiência e produtividade na indústria, o principal foco
apresentado por esse movimento era operário. A teoria apresentada por Taylor
não levava em consideração as necessidades sociais e humanas dos funcionários.
Teoria
Burocrática – ou teoria das organizações, foi uma teoria
apresentada por Max Weber, que dá
ênfase nas estruturas organizacionais. Essa teoria tinha como principal objetivo
a organização inteira, sendo fundamentada na racionalidade corporativa, e
também no favorecimento à organização
formal existente nas organizações (baseada em regras e normas). Apesar de
apresentar diversas vantagens, tais como padronização e eficiência, a teoria
burocrática trouxe muita rigidez e lentidão, fazendo-a perder valor diante das
outras teorias de sua época.
Teoria
Clássica – uma das teorias mais importantes da administração, a
teoria clássica foi apresentada por Henry Fayol,
autor considerado por muitos como o pai da administração. Foi uma teoria
que também deu ênfase à estrutura organizacional, porém com maior foco nos
processos e funções administrativas. Foi justamente com essa teoria que a
administração passou a ter um viés de ciência e matéria de estudo. A teoria
clássica defendia o processo administrativo, e suas cinco funções POCCC:
- Planejamento
- Organização
- Comando
- Coordenação
- Controle
O gestor também teve grande importância, sendo
apresentado quatorze princípios a serem seguidos para se alcançar uma boa
administração.
Teoria das Relações Humanas –
assim como seu nome indica, a ênfase apresentada nessa teoria eram as pessoas
ou colaboradores. A teoria das relações humanas teve início com a experiência
de Hawthorne, que foi comandada pelo psicólogo australiano Elton Mayo. A experiência buscava analisar a
relação existente entre a produtividade humana, e a iluminação da fábrica
(qualidades físicas do local). Essa teoria defendeu um enfoque maior nas
relações humanas na organização informal, nas dinâmicas de grupo, na motivação,
comunicação e liderança.
Teoria Estruturalista –
foi uma teoria que deu ênfase a dois aspectos –estrutura e ambiente. Por esse
motivo, a teoria estruturalista é considerada como um movimento plural, que
enxerga ao mesmo tempo a organização no seu aspecto formal e informal, bem como
o ambiente da qual ela faz parte (suas interações e aprendizado). Ela surgiu
por volta da década de 50, como desdobramento da teoria burocrática, e de
algumas teses propostas pela teoria clássica, e pela teoria das relações
humanas.
Teoria Neoclássica –
é o nome dado a um conjunto de teorias modernas que surgiram na década de 50, e
que trouxeram de volta alguns conceitos clássicos e científicos da
administração. Essa teoria tem como principal autor Peter Drucker – que
é considerado o pai da administração moderna. Ela dá ênfase à prática da
administração e nos princípios gerais de gestão. O principal objetivo da teoria
neoclássica é o de otimizar os resultados, e facilitar o alcance dos objetivos
e metas do organizadores.
Teoria Comportamental –
foi uma teoria que retomou a ênfase nas pessoas, porém trabalhando sobre o
enfoque do behavorismo. Apesar de ser considerada como uma decorrência da
teoria das relações humanas, ela oferece um entendimento mais conciso sobre o
comportamento humano existente dentro das organizações. A teoria comportamental
teve início em 1947, com o surgimento do livro ‘Teoria Comportamental na
Administração. O Comportamento Administrativo’, de Herbert A. Simon, o qual foi considerado como
um ataque aos princípios da teoria clássica, e uma aceitação (com as devidas
correções) de algumas ideias apresentadas na teoria das relações humanas.
Teoria Contingencial –
trata-se de uma teoria moderna, com ênfase no ambiente e na tecnologia. A
teoria contingencial defende que não existe nada de absoluto nas organizações
ou nas teorias administrativas. Para ela
tudo é relativo e, por isso, a abordagem contingencial explica que
existe uma relação funcional entre as condições apresentadas no ambiente
corporativo e as técnicas administrativas que buscam o alcance dos objetivos e
metas organizacionais. Na teoria, dentro da relação, as variáveis ambientes são
independentes, enquanto que as administrativas são dependentes – não existindo
causalidade direta entre ambas.
3. Habilidades do administrador e as
funções administrativas
Existem pelo menos três tipo de habilidades de um
administrador. São elas:
- Técnica
- Humana
- Conceitual
Na habilidade técnica são
utilizados os conhecimentos, métodos, ferramentas e técnicas necessárias para a
realização de atividades específicas que necessitem de instrução, experiência e
educação.
Na habilidade humana se
explora o discernimento do administrador em trabalhar com pessoas,
compreendendo suas atitudes, motivações, objetivos individuais e receios. Nessa
habilidade é muito comum ocorrer a exposição de traços de liderança.
Na habilidade conceitual o Administrador
de Empresas, ou servidor púbico, precisa compreender as complexidades da
organização da qual faz parte - seu ambiente interno e externo, comportamento
dos indivíduos nela inseridos, e sua missão, visão e valores.
Essa habilidade
permite que a pessoa esteja devidamente alinhada com os objetivos
organizacionais e não apenas com os objetivos individuais de seu grupo.
A perfeita combinação dessas
habilidades possibilitam um desempenho com alto nível de eficiência e eficácia,
que irão variar na medida em que o indivíduo subir na escada hierárquica da
empresa.
Atualmente, a administração é
composta por quatro funções administrativas que são conhecidas por PODC:
- Planejamento - decisão antecipada do que precisa ser feito pra alcançar um objetivo.
- Organização – processo que visa a estruturação da empresa, reunindo os mais diversos recursos
- Direção – condução e organização das atividades
- Controle – monitoramento do que está sendo realizado e como.
As quatro funções atuam de
maneira integrada, controlando os recursos
norteando a companhia na busca pelos seus objetivos e metas. Esses
elementos constituem o que chamam de processo administrativo.
4. O processo
administrativo e suas quatro funções (PODC)
Planejamento – o processo de planejamento tem como finalidade a
previsão de fatos que precisam ocorrer no futuro, tendo como resultado final a
elaboração de planos de ação. Por esse motivo, o planejamento trabalha diversos
fatores organizacionais, tais como avaliação do ambiente, definição dos
objetivos e metas organizacionais, a maneira e os prazos de execução dos planos
elaborados, os meios e recursos, e também as formas de controle que serão
utilizados. O planejamento pode ser realizado em três níveis que são:
- Estratégico
- Tático
- Organizacional
Cada nível atua de uma maneira, sendo cada um
abrangente, detalhado e analítico.
Organização – é considerada a função administrativa que tem como
objetivo a estrutura da empresa, trabalhando em conjunto com diversos recursos
organizacionais conforme planejamento previamente estabelecido
Para Chiavenato,
a organização consiste em determinar atividades necessárias para o alcance de
metas e objetivos (especialização), agrupar as atividades de companhia em uma
estrutura lógica (departamentalização), e delegar as responsabilidades aos
respectivos cargos e funções (cargos e tarefas).
A organização pode ser estruturada em três níveis
diferentes – institucional, intermediário e operacional; e pode ser entendida
de duas maneiras: a primeira, como função administrativa, e a segunda como uma
entidade social.
Direção - é o processo
administrativo de condução das tarefas que foram planejadas anteriormente. Os
meios mais conhecidos de direção empresarial são ordens e instruções,
motivação, comunicação, liderança e processo decisório.
Para que uma organização funcione de maneira adequada
ela precisa ser dirigida.
Após a etapa de planejamento e organização das
atividades, cabe à direção a função de conduzir a maneira pela qual o objetivo
deve ser alcançado. Os princípios mais comuns na função de direção são a
unidade de comando, a delegação, a amplitude de controle, e a coordenação.
Controle – é o responsável por verificar e acompanhar se tudo está sendo
realizado conforme o planejamento. O controle é fundamental, pois está
diretamente ligado ao alcance dos objetivos.
Para conseguir realizar suas metas, a companhia
precisa coletar dados qualificados, a fim de medir se o que está sendo feito
está ou não gerando os resultados esperados pela empresa.
O controle é responsável por sinalizar se a
organização está seguindo o caminho certo, e também se conseguirá cumprir os
prazos estabelecidos.
As principais características da função de controle
são maleabilidade (alteração não prevista), instantaneidade (identificação de
erros), e correção (reparação de erros).
5. Gestão estratégica
e a excelência no resultado e desempenho
O conceito de excelência vem
sendo tratado com bastante força pelo mercado atual e também pela esfera
pública, trazendo novas ideias como o foco no cliente e na sociedade, a
globalização dos mercados, e a reengenharia das estruturas organizacionais.
A excelência é considerada
como o estágio final dos programas de qualidade, sendo uma prerrogativa das
empresas e órgãos públicos que desejam atuar de maneira competitiva, agregando
valor para seus clientes e sociedade.
Abaixo elencamos quatro
pilares de uma gestão estratégica, alinhada à excelência no resultado de uma
organização.
Qualidade centrada no cliente e na
sociedade - nesse aspecto
a qualidade é julgada e definida pelo cliente. Todos os atributos do produto ou
serviço que agregam valor para o cliente, melhoram também a sua satisfação e
percepção sobre os mesmos.
Visão de valor, satisfação e preferência, podem ser
influenciadas por diversos fatores, porém todos os três estão interligados ao
modo como a organização se relaciona com seu usuário (cliente), conduzindo
assim à confiança, fidelidade e preferência.
Liderança Organizacional – a liderança é uma qualidade de quem sempre pensa à frente de seu
tempo, apresentando um desejo fora do comum de aprendizado e de uma grande
capacidade de influenciar pessoas.
Ao todo existem três estilos de liderança que são
autocrática, democrática e liberal.
Na liderança
autocrática, o líder é o responsável por definir diretrizes e tomar
decisões, atuando como dominador e aumentando a tensão de sua equipe.
Na liderança
democrática, as diretrizes são debatidas pelo grupo, com certa
liberdade na tomada de decisão e na divisão de tarefas.
Na liderança liberal, existe liberdade completa
na tomada de decisão, com participação mínima do líder na escolha das tarefas e
controle da equipe.
Melhoria contínua –
trata-se de uma prática adotada por diversas empresas que tem como principal
objetivo atingir resultados melhores de maneira ininterrupta. O termo ‘melhoria
contínua’ surgiu por volta da década de 80, sendo considerada um mantra na
maioria das organizações.
Existem diversas ferramentas voltadas à melhoria
contínua, mas, no geral, todas atuam em duas áreas distintas – ações corretivas
e ações preventivas. A primeira tem por
objetivo eliminar ou diminuir as causas de uma não conformidade. Já a segunda,
busca prevenir o acontecimento de não conformidade, reduzindo a recorrência de
problemas.
Gestão da informação – a realização das metas, e de um bom desempenho organizacional, requer
uma boa gestão de dados, informações e análises.
Existem diversos tipos de dados e fontes de
informação, sendo os mais comuns relacionados ao cliente, ao desemprenho de
produtos e serviços, ao mercado, às operações, funcionários, fornecedores,
concorrentes, entre tantos outros.
O gerenciamento da informação serve de base para
diversos propósitos corporativos, e envolve todos os elementos genéricos de
gestão, como por exemplo: planejamento, estrutura, controle, processamento,
etc. A gestão de informação está interligada à gestão de dados, sistemas e
tecnologia.
6. O
planejamento estratégico na Administração Geral
O planejamento estratégico
constituiu uma das mais importantes funções administrativas, atuando como uma
competência que auxilia os gestores e a alta administração a definir caminhos e
situações para o longo prazo da organização. A palavra estratégia foi bastante
utilizada no ambiente corporativo, sendo mais aceita como o caminho a ser
seguido de maneira favorável, em relação à conjuntura dos ambientes, e ao
cenário que envolve a companhia. Em resumo, é o meio para se alcançar
resultados.
Função do
planejamento estratégico - pode ser considerada como a
função na qual o gestor estabelece os caminhos para a organização,
utilizando-os como embasamento para a execução da sua liderança, e também para
controle das atividades da sua equipe.
O plano estratégico de um
processo gerencial que permite à organização antecipar-se a cenários futuros.
Saber utilizar da maneira adequada os instrumentos do plano estratégico é
essencial para aumentar a competitividade da empresa, tornando mais fácil o
alcance do que foi almejado. Ao todo, o planejamento estratégico possui cinco
atividades pré-estabelecidas, que são:
Projetar a visão de futuro –
é o mesmo que identificar uma resposta para uma pergunta, ou se antecipar a
determinados cenários e situações futuras. Por exemplo, quais são as
necessidades humanas que a empresa tem desejo de satisfazer dentro dos próximos
cinco anos? E, consequentemente à pergunta, elaborar contextos menores para
possíveis caminhos e situações. Qual tipo de produto criar, como será o
comportamento dos consumidores em relação a ele, tendências de usabilidade e
concorrência entre outros aspectos.
Definir o escopo do negócio –
pode ser considerado como a determinação do que a empresa é e o que ela faz para
se mobilizar na construção do seu ‘eu’ futuro. Para ser eficiente nesse ponto a
organização precisa identificar em quais áreas de negócio deseja atuar, bem
como quais unidades de negócio irão compor cada área.
Uma área pode ser entendida como uma demanda
(tecnologia), ou como uma competência (serviço). Já uma unidade caracteriza-se
como um produto específico, um público alvo e os concorrentes do negócio.
Definir missão e visão institucional –
em outras palavras é a razão da existência da organização. A missão, visão, e
valores da organização é a definição do porquê a empresa existe, e qual o eu
propósito. A missão é o objetivo maior da empresa, enquanto a visão é a
projeção do que a mesma deseja se tornar no futuro. Para isso são trabalhados
fatores como análise de ambiente, nicho de negócio e concorrência, e definição
dos objetivos e metas.
Definir objetivos e metas –
como o próprio nome já diz , é a projeção numérica, mensurável e quantificável,
do que a companhia pretende realizar. Pode ser entendida como um desmembramento
da missão da empresa, que, para serem alcançados, precisarão passar pela
definição dos planos estratégicos.
Muitas organizações não conseguem colocar em prática
seu planejamento, justamente pelo fato de não possuírem os objetivos e metas
bem definidos. É fundamental que a empresa defina os patamares que deseja alcançar,
bem como seus indicadores.
Analisar os ambientes interno e externo –
é considerado como um dos fatores mais importantes para a definição da
estratégia corporativa e também dos caminhos que serão escolhidos. Para ajudar
nessa questão existem duas ferramentas muito famosas que são:
Análise SWOT ou
Matriz SWOT - é uma ferramenta que auxilia na verificação e posição estratégica
da empresa, com base em quatro matrizes que são: forças, fraquezas, oportunidades e ameaças.
BBS fornece a visão de conjunto dos fatores críticos, medindo através de
indicadores, perspectivas relativas ao financeiro, clientes, processos,
aprendizado e crescimento.
7. Cultura
e Clima Organizacional
Cultura
Organizacional no contexto geral significa as crenças, valores,
expectativas e a maneira pela qual a empresa lida como seu recursos humano
relacionamento e interações).
A cultura organizacional de uma empresa abrange certos
elementos, tais como normas de conduta, crenças e valores, cerimônias e rituais,
e os símbolos. Esses elementos são medidos através de indicadores específicos
que buscam mensurar o quão forte é a cultura de uma empresa. Seu objetivo
principal é trazer dados acerca da identidade, tolerância à inovação, individualismo,
coletivismo, participação ou engajamento, e adaptação de todos os stakeholders (partes interessadas) do negócio.
Clima
Organizacional pode
ser considerado como o último componente da organização informal. O clima de
uma empresa mede o nível de satisfação ou insatisfação dos funcionários para
com suas atividades, benefícios e ambiente de trabalho.
Esses dados são trabalhados por meio de questionários
conhecidos como pesquisa de clima organizacional, que são aplicados dentro da
empresa, fazendo uso de perguntas objetivas e racionais. O estudo do clima tem como
principal finalidade compreender as necessidades, preocupações e percepções do
funcionário inserido na empresa.
Fonte: Portal Administração
(JA, Abr19)