Organização, Sistemas e Métodos é uma área clássica da administração, e análise e desenvolvimento de sistemas, que lida com um conjunto de técnicas que tem como objetivo principal aperfeiçoar o funcionamento das organizações. A função de Organização e Métodos é reconhecida pelas siglas: O&M e OSM (Organização, Sistemas e Métodos).
Para Oliveira (2005, pág.478),
a responsabilidade básica da área de Sistemas, Organização e Métodos, é a de
executar as atividades de levantamento, análise, elaboração e implementação de
sistemas administrativos na empresa. O objetivo é o de criar ou aprimorar
métodos de trabalho, agilizar a execução das atividades, eliminar atividades em
duplicidade, padronizar, melhorar o controle, fazer o gerenciamento dos
processos, e solucionar problemas, também chamados de patologias
organizacionais.
Segundo Cury (2005, pág.122)
a função de Organização e Métodos é uma das especializações de Administração
que tem como objetivo a renovação organizacional. Ela modela a empresa,
trabalhando sua estrutura (organograma), seus processos e métodos de trabalho.
O Analista de O&M executa a
função de Organização e Métodos que se baseava originalmente na abordagem
estruturalista da administração, composta da Teoria da Burocracia de Weber, e
na Teoria Estruturalista. É, sem dúvida, o profissional que melhor conhece a
estrutura organizacional da empresa, em cada um dos seus setores de atividade,
seus encarregados e responsáveis, a divisão de trabalho, e as linhas de
autoridade e responsabilidade.
Hoje a ênfase de O&M é dada pela
Teoria da Contingência e Holismo, embora a base ainda seja a Teoria do
Desenvolvimento Organizacional, e Teoria Geral dos Sistemas.
Profissionais
No Brasil, a carreira de
Organização e Métodos teve muito prestígio nas décadas de 1970 e 1980, sendo
incluída no currículo mínimo do curso de administração pelo Conselho Federal de
Educação. Graças a isto, e ao aumento do número de administradores, houve um
avanço significativo na gestão das empresas brasileiras. Paralelamente, a
partir da década de 1980, a função da qualidade ganha prestígio, e incorpora
algumas das atribuições de O&M.
Os principais cargos dos
profissionais desta área são: Analista de O&M e Gerente de O&M. Embora tenha sido reduzida a demanda destes
profissionais, muitas empresas ainda os procuram como forma de obter melhorias
consistentes em suas organizações. Outras organizações se utilizam de
consultorias externas, cujas metodologias consistem basicamente em técnicas de O&M.
Regulamentação no Brasil: Lei
Federal n° 4769/65, que regulamenta o exercício da profissão de
Administrador; e o Decreto Federal n° 61.934/67, que regulamenta a Lei n° 4769/65.
Conhecimentos Básicos (Segundo Sinclayr Luiz, 1991, pág. 157 e 158)
O Analista de O&M deve ter os seguintes conhecimentos básicos:
- Métodos e
técnicas administrativas:
organização, planejamento e controle, delegação de responsabilidade, relatórios
e orçamentos, padrões de produção, materiais de produção, manuais e
regulamentos.
- Funções de
análise administrativa: programação e
distribuição de trabalho, distribuição de espaço, análise de procedimento,
análise do esboço de formulários e técnicas de mecanização.
- Técnicas de
análise em indústria e vendas:
análise e técnicas de tempo e movimento, análise de movimento de materiais,
vendas e distribuição.
- Serviços de
escritório: processamento de dados,
comunicações, correspondência, arquivo, serviços de digitação, reprodução de
documentos, localização, conservação e manutenção de edifícios e condições de
trabalho.
- Outros
serviços administrativos:
administração de pessoal, dos equipamentos de escritório, de materiais, dos
transportes, etc.
Descrição das atividades
Dentre as atividades de O&M, as mais comuns são (Caldas, 1999, pág. 7):
- Desenho, racionalização, e normatização de processos e procedimentos organizacionais;
- Desenho, formalização, e mudança da estrutura organizacional;
- Desenho, racionalização, e normatização de formulários;
- Normatização e racionalização do uso do espaço físico, e layout na empresa.
Processos Organizacionais (Segundo Antonio Cury, 1994, pág. 115 a 278)
- Organização baseada no modelo da Teoria da burocracia na Administração de Weber
- Burocratização e desburocratização
- Organização formal e informal
- Enfoque sistêmico da Organização
- Estruturas de controle da amplitude administrativa na Teoria de Graicunas
- Níveis administrativos (organograma)
- Departamentalização e Descentralização baseado nas Teorias de Lyndall F. Urwick e Luther Gulick
- Estrutura organizacional baseado no modelo de Peter Drucker
- Desenvolvimento Organizacional baseado na Teoria do Desenvolvimento Organizacional
- Processo de implantação da Administração Holística
Métodos e Processos (Segundo Antonio Cury, 1994, pág. 283 a 475)
- Análise administrativa;
- Elaboração de gráficos de processamento;
- Elaboração de formulários;
- Elaboração de layout;
- Análise da distribuição do trabalho;
- Elaboração dos Manuais da Organização;
- Elaboração de instrumentos executivos normativos;
- Gerenciamento de processos de negócio;
- Elaboração da política de descentralização e de estrutura divisional (organograma);
- Elaboração do modelo de regimento interno;
- Desenvolvimento de processos de qualidade e padronização baseados nas normas técnicas (ISO 9000/ABNT).
Metodologia
de O&M
A metodologia do trabalho de O&M consiste na
realização de um diagnóstico também chamado da Análise Administrativa, cujas fases
são:
- identificação do problema, coleta de dados, análise propriamente dita,
- elaboração de sugestões ou do novo sistema, treinamento, implantação e
acompanhamento.
Sempre observando o princípio de
racionalização dos métodos de trabalho, de forma a habilitar o indivíduo a
produzir mais e melhor, dentro de uma unidade de tempo.
Diversas razões justificam a
criação de uma função especial a nível de assessoria.
Em primeiro lugar, a expansão
da empresa no mundo moderno atinge determinadas proporções, no caso de grandes
empresas, que faz com que o administrador se afaste cada vez mais das rotinas
executivas, e se concentre nas atividades de comando e planejamento.
Em segundo lugar, à proporção que se amplia a empresa, os requisitos de especialização que se vão fazendo necessários para o conhecimento em detalhes do funcionamento de cada setor, não mais permitem seu domínio por parte de um único indivíduo, dadas as limitações naturais do ser humano. Os resultados obtidos pela aplicação das técnicas de O&M são de natureza quantitativa e qualitativa.
Resultados Quantitativos (Segundo Sinclayr Luiz, 1991, pág. 156)
- Aumento da produção com o mesmo tempo de trabalho;
- Mesmo volume de produção com menor tempo de trabalho;
- Aumento de produção com o mesmo número de empregados;
- Mesmo volume de produtos com o menor número de empregados.
Resultados Qualitativos (Segundo Sinclayr Luiz, 1991, pág 156)
Quanto aos resultados qualitativos, obtidos através do O&M, podemos mencionar:
- Melhor qualidade do produto do ponto de vista técnico;
- Maior precisão;
- Maior rapidez e pontualidade;
- Maior homogeneidade do produto.
Modelos das Ciências do Comportamento
- Dinâmica de grupo, baseado no modelo de Kurt Lewin
- Fatores de higiene e motivação, baseado na Teoria de Frederick Herzberg
- Hierarquia de necessidades, baseado na Teoria de Abraham Maslow
- Natureza do comportamento humano, Teorias X e Y, de Douglas
McGregor
- Teoria das relações humanas.
Bibliografia
CALDAS, Miguel P. O Triste Destino da Área de O&M - II. RAE-Revista
de Administração de Empresas, São Paulo, v. 39, nº 3, pág. 7, jul./set. 1999.
CURY, Antonio. Organização e métodos: uma visão holística.
8ª
ed. Editora Atlas, 2005. ISBN
85-224-4058-1; Organização & Métodos,
Uma Visão Holística Perspectiva Comportamental e Abordagem Contingencial, 6ª edição
revista e ampliada, 1994, Editora Atlas, ISBN
85-224-1013-5
HESSEL, José Ribeiro. Organização e métodos. 2ª. edição,
Porto Alegre: D.C. Luzzato, 1987.
149 pág. ISBN 85-85038-58-6
OLIVEIRA, Djalma, P.R. Sistemas, organização e métodos: uma abordagem
gerencial. 15ª edição, São Paulo. Atlas, 2005. ISBN 85-224-4185-5
SIMCSIK, Tibor. OSM: organização, sistemas e métodos. 1ª edição, São
Paulo: Futura, 2001. ISBN 85-7413-081-8
SINCLAYR, Luiz, Organização e Técnica Comercial. Introdução à Administração, na Empresa, 13ª edição, 1991, Editora Saraiva, ISBN 85-02-00068-3
Vida Profissional de um ‘Analista de O&M’
Banco de
Boston
Quando ainda cursava a faculdade de Administração de Empresas, em 1967 consegui emprego num banco internacional, o Bank Boston, cuja sede paulista ficava na Av. Libero Badaró, em São Paulo. Lá exerci a função de ‘Informante Comercial’.
Minha função era obter
informações para os gerentes, sobre os clientes que solicitavam empréstimo. A
maior parte do dia passava fazendo serviço externo - visitava outros bancos,
clientes ou fornecedores do solicitante, pedindo informações sobre eles. Na
outra parte do dia, passava redigindo relatórios, informando o resultado de
suas pesquisas.
A experiência adquirida na
obtenção dos dados, e nos contatos que tive que fazer, foram muito úteis para o
resto da minha vida profissional.
Havia no banco um
departamento chamado ‘Organização e Métodos – O&M’. Nesse
departamento trabalhavam algumas pessoas com as quais fiz amizade. Eram pessoas
mais velhas que eu, que passavam confiança e conhecimento – eu as admirava.
O departamento de O&M realizava
estudos que visavam (re)definir as atribuições dos diversos setores do banco,
responsabilidades, e a otimizar a burocracia administrava.
Os analistas, como eram
chamados esses funcionários, dependendo do objetivo do seu estudo, faziam
levantamento, propostas e redigiam Normas e Diretivas Administrativas que, após
aprovadas pela direção da O&M e responsáveis pelas áreas envolvidas, passavam a
serem seguidas. Aparentemente, os funcionários, meus conhecidos, estavam a par
de todos os processos existentes, eram influentes, e respeitados nas diversas
áreas do banco.
Fiquei interessado em
trabalhar com eles. Afinal, tinha facilidade de contato, prática e talento para
redação. Entretanto, isso não foi suficiente.
Quando questionado sobre a possibilidade, o Diretor deles informou que ali só
trabalhavam pessoas já formadas em ‘Administração de Empresas’, ou ‘Economia’,
originários das melhores faculdades do país. E esse não era o meu caso. Ainda
estava no 2º ano da faculdade de Administração de Empresas, e a minha
faculdade não estava entre as que mais se destacavam no cenário.
Anos mais tarde, um desses
analistas de O&M do banco, o Arnaldo Madeira, foi o fundador do
Partido Social-Democrata do Brasil - PSDB. Participou como candidato em diversas eleições, foi
eleito e exerceu mandatos como vereador da cidade de São Paulo (de 1983 a 1995),
e como deputado federal (de 1995 a 2011).
Eletroradiobraz
Entre os colegas de sua turma
da faculdade havia um que trabalhava na Eletroradiobraz, no Departamento de
Organização e Métodos - DOM. Esse
departamento executava as mesmas atividades que despertaram meu interesse no
Boston Bank, onde trabalhava. Por não conseguir transferência para esse o setor
no banco, tentei por várias vezes uma entrevista de emprego na
Eletro Radiobrás.
Meu colega de faculdade que trabalhava na Eletroradiobraz, por coincidência (ou não) era o chefe do departamento de O&M - exatamente na área onde pretendia trabalhar. Finalmente, através dele, consegui a vaga, sai do banco em 1969, e passei a trabalhar na ‘Eletro’.
Mercedes-Benz
do Brasil
Dois anos mais tarde, meu colega saiu da Eletroradiobraz e passou a trabalhar na Mercedes-Benz do Brasil, em São Bernardo do Campo na área de O&M. Não passou muito tempo, ele convidou a mim e um outro colega para sermos funcionário da MBB, na mesma área.
Na MBB, onde
trabalhei por 16 anos, exerci inicialmente a função de Analista de
Organização e Métodos.
Depois de alguns anos, fui
designado chefe do setor responsável pelo Planejamento de Escritórios da
empresa. Cuidava da definição de
espaços, mobiliário, etc.
Era uma área muito ativa
considerando que, na época, estava sendo implantado o conceito de centralização
administrativa, abrindo espaços comuns nos escritórios, e unificando a operação
de algumas funções que antes eram individuais, tipo secretariado.
Participei do planejamento e
implantação da área administrativa da unidade da MBB-Campinas, no Distrito
Industrial, nas proximidades do aeroporto de Viracopos.
Essa unidade tinha como
finalidade de concentrar as atividades de pós-venda da Empresa, a começar pela
área de Assistência Técnica, que prestava suporte à clientes e concessionários
no Brasil, e nos diversos países para onde exportava.
Eventualmente, fui promovido a chefe do Departamento de Administração - ADM, responsável pela administração pela:
- Comunicação
da empresa (telefonia, telex, correio
interno);
- Veículos e
Motoristas – cerca de 300 automóveis (compra,
distribuição, venda, licenciamento, manutenção e abastecimento), sendo 50 deles MB importados, e 50 motoristas;
- Transporte
de cerca de 11 mil funcionários da residência para o trabalho e
vice-versa (contratação, definição de
rotas, designação dos funcionários por ônibus/viagem, administração e controle
da prestação do serviço. e pagamento das empresas de ônibus contratadas);
- Compra, guarda e distribuição de suprimento de material, móveis e equipamentos de escritório.
Colégio
Mater Dei
Aproveitando uma oportunidade,
e um convite do Colégio Mater Dei, em 1988 pedi minha demissão da MBB, e passei a
trabalhar na área financeira do colégio, como Gerente de Controladoria.
Desempenhei a função de
Controller por 6 anos, até ser promovido a Diretor Financeiro do
grupo.
Global Program
Oportunamente fui transferido
para a unidade de São José dos Campos, como Diretor Administrativo. Durante minha
gestão tive oportunidade de implantar na unidade, em parceria com a Câmara
Americana do Comercio - AMCHAM, o Global Program. O Global Program é um programa de
ensino internacional, que promove o multiculturalismo, a cidadania, a fluência
e a proficiência na Língua Inglesa, por meio de um ensino com grade curricular
acadêmica americana e, ainda, pela aquisição de conhecimentos contemporâneos.
Informatização
Durante os anos que estive
nessa unidade tive oportunidade de implantar um sistema administrativo
informatizado que previa, entre outros, controle de estoque, recebimentos e
pagamentos, que veio facilitar enormemente o trabalho.
Alimentação
Saudável
Inicialmente tive dificuldade
em administrar a prestação de serviço de alimentação (cantina e restaurante) para alunos e funcionários. Tinha dificuldade para controle de
estoque, do resultado financeiro, da qualidade do serviço, etc. Então, estudei a possibilidade de terceirizar
o serviço. Avaliei diversas empresas interessadas, e conclui contratando uma
empresa especializada para executar essas atividades. O acordo previa que 10% da receita
mensal – controlada através do sistema administrativo informatizado do Colégio,
fosse paga a título de ‘aluguel’.
Mais tarde, pude constatar o acerto
dessa decisão, considerando o resultado financeiro, e que o sistema anterior,
por desconhecimento, não estava observando adequadamente a legislação vigente
que tratava do assunto.
Além disso, a nutricionista
do empresa contratada, passou a discorrer / ensinar para os alunos o conceito
de ‘Alimentação Saudável’. Muito conveniente, considerando que, se a contratada
ensinava o que era alimentação saudável, não poderia fornecer o que não
fosse. Isso, aliado ao fato de que cada
turma de alunos cuidava de uma horta na área da escola, cuja produção era
entregue a eles para levarem para suas casas. Os alunos acabavam passando para
sua família o que aprenderam no Colégio nessa parte. Isso surpreendia os pais, resultando num
marketing muito positivo para o Colégio.
Aula de
Natação
Numa outra ocasião, passaram
a considerar um risco para os alunos a existência de uma piscina na área da
escola. Apesar do controle, havia sempre a possibilidade de um eventual
acidente, principalmente com os mais novos.
Então, fizemos um convênio
com uma academia de natação existente na vizinhança, e passamos a transportar
os alunos para as aulas - ida e volta, nos horários marcados. A piscina antiga
do colégio foi aterrada. Outra vez a terceirização se mostrou mais conveniente
– além de dispor de treinadores especializados, a academia proporcionava
temperatura da água e piscinas adequadas para cada faixa etária, coisa que no
colégio era impossível.
Água de
Reuso
Oportunamente foi construída
na área do Colégio uma caixa de água subterrânea de 10 mil litros,
para captação da água da chuva. A água dessa caixa passou a ser reutilizada
para regar canteiros, lavagem de pisos, e descarga dos banheiros. Com essa
iniciativa o Colégio estava ensinando cidadania, dando o exemplo.
Infestação
de Aranhas
Num determinado momento houve
uma infestação de aranhas na área não construída do Colégio, principalmente
onde havia vegetação. A área era muito
extensa – o terreno tem no total cerca de 24
mil m², considerando a dificuldade para
capturá-las, e que não era saudável fazer uma dedetização muito agressiva –
afinal os alunos frequentavam esses espaços, e não se poderia correr o risco de
contaminação-, foi encontrada uma solução muito prática e eficaz.
Adquirimos Galinhas de Angola,
que ficavam presas durante o dia – em horário de aula, e eram soltas à noite
para percorrer os espaços abertos. As Galinhas de Angola se alimentavam com as
aranhas e outros insetos, e acabaram com a infestação. Posteriormente foram mantidas,
para evitar o risco de reincidência.
Consultoria
Empresarial
Após 23 anos trabalhando no Colégio Mater Dei, passei a trabalhar período integral como Consultor Empresarial, através da minha própria empresa. A consultoria tem como objetivo criar ou aprimorar métodos de trabalho, agilizar a execução das atividades, eliminar atividades em duplicidade, padronizar, melhorar o controle, fazer o gerenciamento dos processos, e solucionar eventuais problemas
(JA, Jan24)